Ontspoord

Voor de evaluatie van een groot meerjarig project is er op basis van het intakegesprek met de projectleider een programma opgesteld met de focus op een aantal thema’s. Er is rekening gehouden met de  mogelijkheid dat teamleden zelf nog essentiële punten willen toevoegen. Verwachting van de directie is dat dat er hooguit één of twee zullen zijn.

Vrijdagmiddag
Tijdstip van de evaluatie is vrijdagmiddag één uur. Er zijn 2 uren voor ingepland. Een aantal teamleden arriveren later en een aantal zijn afwezig. De leidinggevende is niet op de hoogte van de redenen van hun afwezigheid. Tijdens de opening vertelt de directeur het belang van de evaluatie en geeft aan dat hij vanwege een belangrijke meeting het eerste deel helaas zal missen. Het programma wordt gedeeld en er blijken geen belemmeringen/(ver)storingen te zijn om hiermee aan de slag te gaan. Let’s go.

Ho, ho, ho…
… klinkt het dan achter uit de ruimte. Een van de teamleden vraagt of er toch nog ergens ruimte is om emoties dan wel frustraties te uiten? Ook andere teamleden haken hierop aan. Er is dus wel degelijk storing. Vaak wordt gezegd ´storingen hebben voorrang´. Mijn aan-vulling hierop ´geef ze de aandacht die nodig is om door te kunnen gaan met de training of het programma´. Soms volstaat het de storing te duiden en op een P-flap (parkeerflap) te zetten. Op een later tijdstip kun je de storing dan oppakken (ook doen!). In dit geval zeker niet. Directe aanpak vereist.

Ontlaadtijd
Het uitlaatventiel is geopend. Teamleden krijgen de ruimte om frustraties en emoties te uiten. Men vult elkaar aan, is het oneens met elkaar etc. echter wel op een respectvolle wijze. Uitspraken worden letterlijk opgeschreven op een flap. De directeur sluit halverwege aan zonder dat het proces daardoor wordt verstoord. Na dik een uur lijkt de spanning, de druk, te zijn afgenomen. Geleidelijk aan is men overgegaan tot de behandeling van de thema’s die op het programma stonden. Dit wordt gecheckt bij het team en de teamleden herkennen dit. Het voorstel wordt gedaan om na een korte break het programma op te pakken. Iedereen knikt instemmend. Let’s go.

Ho, ho, ho…
… klinkt het dan voor in de ruimte. De projectleider geeft aan eerst nog graag uitleg te willen geven waarom voor bepaalde acties en aanpak is gekozen. Tevens wil hij graag horen wat het team daarvan vindt. De spanning loopt weer op. Als een teamlid een reactie geeft wordt ze onderbroken door de projectleider ‘ja maar …..’ Dit herhaalt zich een aantal keer. Een patroon aan het werk. De projectleider wordt hierop gewezen en gevraagd eerst te luisteren alvorens te reageren. Het kost moeite maar het werkt. De spanning, de druk, neemt weer af.

Zonder programma toch resultaat
Inmiddels is het half vier geworden en wordt de evaluatie sessie afgerond. Het programma is niet gevolgd, de storing heeft voorrang gekregen. Heeft deze sessie dan überhaupt wel zin gehad?

De letterlijke uitspraken die tijdens de sessie zijn opgeschreven worden vertaald naar een aantal thema’s. Deze thema’s zijn op dezelfde flap genoteerd en omkaderd tussen de letterlijke uitspraken weergegeven. Een confronterende visualisatie van het resultaat.
- Overzicht / Leiderschap
- Structuur / Duidelijkheid
- Communicatie / Transparantie
- Verbondenheid / Betrokkenheid
- Erkenning / Waardering
- Kennis / Competentie

Op basis van deze thema’s wordt een samenvatting van de sessie gegeven. Het team herkent zich hier overduidelijk in. ‘Een betere samenvatting m.b.t. onze samenwerking gedurende dit project is er niet, dit is wat er aan de hand was en eigenlijk nog steeds is.
’Ook bij het nieuwe project dat kortgeleden is opgestart’.

‘Deze lessons learned moeten we zeker meenemen en toepassen. Let’s go’.

Ho, ho, ho...
… klinkt het dan uit de mond van de begeleider van de sessie. Ho, ho, ho(ld your horses) is het advies wat ik jullie mee wil geven bij dit soort grootschalige projecten. Eerst vertragen alvorens te kunnen versnellen. Zorg eerst voor een stevig team fundament voordat je als (project)team aan de slag gaat. Ook al wil de opdrachtgever en jullie directie zo snel mogelijk zichtbaar dan wel tastbaar resultaat.

Door tijd te nemen aan de voorkant win je uiteindelijk tijd en werk je als team effectiever & efficiënter en daardoor veiliger samen.

Pak op regelmatige basis momenten om jullie team fundament te checken en te borgen. Neem als voorbeeld deze evaluatie sessie. Die heeft slechts 2,5 uren geduurd en het resultaat (de leerwaarde) mag er zijn. Het zorgt ervoor dat je als team niet ontspoord en dat je op de rails blijft.

Stel jezelf als (project)leider en als team eens oprecht de vraag: hoeveel tijd nemen wij eigenlijk voor ons team fundament?