Ach, dat zal wel meevallen

Vaak krijg ik van team- en afdelingsleiders te horen dat het voor wat betreft veilig werken wel snor zit. Iedereen in het team is goed bekend met de diverse veiligheidsmaatregelen, procedures en protocollen. De vervolgvraag die ik dan altijd stel is, in hoeverre het team zich daar dan ook altijd daadwerkelijk aan houdt. Euhh, dat zal toch wel, daar ga ik in ieder geval wel van uit is dan vaak de reactie. Herkenbaar?

Eén van de vier pijlers van een stevig team fundament is teamveiligheidsbewustzijn (the human factors).

Veiligheidsalertheid
Teamveiligheidsbewustzijn wil zeggen dat de teamleden zich te allen tijde bewust zijn van het feit dat naast de techniek ook de mens kan falen. Door hier als team alert op te zijn en goed inzicht te hebben in de menselijke aspecten van samenwerken (the human factors / non-technical skills) kan het team haar opdrachten efficiënter, effectiever en daardoor veiliger uitvoeren.

Onderzoek wijst namelijk uit dat bij (fatale) ongevallen of incidenten in 80% van de gevallen de menselijke factor hier aan ten grondslag ligt.

Verleiding
In vele beroepsgroepen werken teamleden en teamleiders onder grote tijds- en operationele druk. Snel resultaat is hetgeen wat telt. Vaak worden dan allerlei argumenten en/of omstandigheden door jezelf of anderen aangevoerd om zogenaamd ‘bewust en verantwoord’ af te wijken van de diverse veiligheidsmaatregelen, procedures of protocollen. De verleiding is groot. En we hebben het immers al vaker zo gedaan en toen ging het ook goed.
Ach, het valt dus allemaal best wel mee.

Wellicht denk je nu dat zal mij(n team) niet gebeuren. Helemaal top en houden zo.
Dat dacht ik ook. Echter overkwam het mij nog tijdens de afgelopen zomervakantie ………..

Voorbeeld
Eén van mijn grote passies is het maken van meerdaagse lange afstandswandelingen.
Bij voorkeur lekker uitdagend in bosrijk en bergachtig gebied, alleen met rugzak en tent. Afgelopen vakantie in Zweden werd ik tijdens een rustmoment en genietende van een bak koffie door een local geattendeerd op de Norwegian Mountain Code.
Nieuwsgierig las ik de negen punten:
1) Plan your trip and inform others about the route you have selected
2) Adapt the planned routes according to ability and conditions
3) Pay attention to the weather and the avalanche warnings
4) Be prepared for bad weather and frost, even on short trips
5) Bring the necessary equipment so you can help yourself and others
6) Choose safe routes. Recognize avalanche terrain and unsafe ice
7) Use a map and a compass. Always know where you are
8) Don’t be ashamed to turn around
9) Conserve your energy and seek shelter if necessary

Aangezien het hoogzomer was heb ik de winterse condities doorgehaald. Terecht of toch verleiding?

In hoeverre voldoe ik dan nog aan al deze punten vroeg ik mezelf af. Twee punten in z’n geheel en één punt voor de helft niet. Terwijl ik er echt van overtuigd was goed voorbereid te zijn. Ach, het zal ook wel wat meevallen het is nog maar een klein stukje. Dat gaat zeker lukken.

Echter, na anderhalf uur was de batterij van mijn telefoon helemaal leeg. Daar stond ik, midden in het bos, zonder kaart en kompas en het begon al wat donker te worden. Ook bleek ik mijn powerbank te zijn vergeten. Zul je net zien. Na behoorlijk wat omzwervingen kwam ik ruim na middernacht aan bij de rand van het bos en vond de weg naar het eindpunt.

Voorkomen
Het is een utopie om te denken dat we alle (fatale) ongevallen kunnen voorkomen. Waar gehakt (lees: samengewerkt) wordt vallen spaanders. Toch kunnen we dit wel nastreven door als team (leider) aandacht te hebben voor en tijd te nemen voor de non-technical skills (the human factors). Tijdens zowel de voorbereiding, uitvoering als evaluatie van opdrachten waardoor er effectiever en efficiënter wordt samengewerkt en de kans op ongevallen afneemt. De zeven skills vormen tezamen het acroniem MCSALAD hetgeen staat voor:
Mission Analysis
Duidelijke taak/opdracht analyse door gebruik te maken van alle beschikbare informatie en personen. Zowel voor, tijdens als na de taak/opdracht.
Communication
Duidelijke informatie uitwisseling tussen twee of meerdere mensen. Alles staat en valt met een goede communicatie. Veroorzaker nummer één bij (fatale) ongevallen.
Situational Awareness
Voortdurende bewustzijn van wat er tijdens een taak/opdracht binnen én buiten het team gebeurt en gaat gebeuren
Assertiveness/Responsiveness
Teamleden durven voor hun eigen belangen op te komen en zich te uiten. Daarnaast zijn ze zich bewust en betrokken bij de belangen van de ander.
Leadership
Leiderschap(sproces) dat erop gericht is om te zorgen dat het team fundament gedurende het team functioneren gecreëerd en geborgd wordt. Afhankelijk van de situatie zal het leiderschap verschillende vormen of stijlen moeten aannemen.
Adaptability/Flexibility
Het vermogen om het verloop van een taak/opdracht te wijzigen als de situatie dit vereist.
Decision Making
Besluitvorming op basis van alle beschikbare en reeds verwerkte informatie.

Verantwoordelijkheid
Bij (fatale) ongevallen wordt vaak op zoek gegaan naar een schuldige, een (eind)verantwoordelijke. De juridische kant. En die zal ook onderzocht worden.

Het ingrediënt teamveiligheidsbewustzijn is echter een teamverantwoordelijkheid. Dus zeker niet bedoeld om op zoek te gaan naar de schuldvraag maar met name naar wat kunnen wij als team hier van leren zodat het in de toekomst niet nogmaals gebeurt.

Verwevenheid
De zeven skills zijn onderling sterk verbonden en deels overlappend. Daarnaast is er ook een sterke verbonden- en verwevenheid en overlap met de andere drie ingrediënten van een stevig team fundament: psychologische veiligheid, (team)vertrouwen en fundamenteel team leiderschap. Als voorbeeld: assertiviteit heeft te maken met persoonlijkheid maar zeer zeker ook met psychologische veiligheid. Geen angst om je te durven uitspreken, je uitgenodigd voelen om assertief te zijn.

Voordelen
Door als team de non-technical skills aan te leren en toe te passen kun je als team niet alleen de non-technical skills benoemen, herkennen en ontwikkelen maar ontstaat er ook een gemeenschappelijke taal op het gebied van niet-technische vaardigheden. Het wordt uiteindelijk onderdeel van de organisatiecultuur.

De veiligheidsalertheid en bewustzijn in teams, afdelingen en de organisatie wordt verhoogd waardoor de kans op (fatale) ongevallen afneemt.

Stel jezelf als team(leider) eens oprecht de vraag:
hoeveel tijd nemen wij eigenlijk voor de non-technical skills?