Vissen in de onderstroom
Een directieteam gaat twee dagen de hei op om onder begeleiding van teamcoaches te praten over met name de samenwerking in het team. Zo ook dit voorjaar. Echter zal het deze ene keer zonder begeleiding zijn. Het voorstel wordt gedaan om dan alleen puur inhoudelijk aan de slag te gaan en het te zien als een ‘standaard werkoverleg’ op een andere locatie. Er staan immers nog twee actiepunten op de agenda die een hoge prioriteit hebben. Kunnen we daar als team volop mee aan de slag.
Signalen Twee weken voorafgaand aan het betreffend overleg geeft een van de teamleden aan toch liever niet zonder begeleiding te willen. Dit vanwege de eventuele teamprocessen die mogelijk toch kunnen gaan (op)spelen. Net als in de twee voorgaande sessies. Nogmaals wordt vanuit het team aangegeven dat het dit keer een inhoudelijk overleg is. Dat hebben we toch duidelijk afgesproken. Waar maak je je dan nog druk om? Het teamlid houdt zich vanaf dat moment stil en het punt komt niet meer ter sprake.
D-day Vanwege de reistijden is afgesproken om het overleg om 10.00 uur te beginnen. De locatie ziet er top uit, mooie vergaderruimte, prachtige hotelkamers en een gezellige restaurant/bar. Daar zal het zeker niet aan liggen. Een half uur voor aanvang plopt er een bericht op in de groepsapp “ik kan het niet opbrengen om te komen, ik blijf hier en werk op het bedrijf, veel plezier daar”. De overige teamleden reageren verbaast. Daar mag (of moet) je als teamleider toch tegen optreden?
Sanctioneren Het overleg begint en het programma wordt opgesteld. En het zal u niet verbazen dat als eerste punt deze situatie wordt besproken. Wat vinden jullie hier nu van vraagt de directeur aan de directieleden. De meningen zijn scherp oordelend. Op dit soort gedrag moeten consequenties volgen. Na alles te hebben aangehoord besluit de directeur direct contact op te nemen met het afwezige teamlid. ‘Als je niet in staat bent om naar je werk te komen dan ben je schijnbaar ziek. Neem maar contact op met de bedrijfsarts’ is de boodschap die het teamlid krijgt te horen. Het team gaat daarna verder met agendapunt 2.
Psychologische veiligheid Amy C. Edmondson beschrijft psychologische veiligheid als een klimaat waarin mensen zich veilig genoeg voelen om een intermenselijk risico te nemen door hun mond open te doen en hun zorgen, vragen of ideeën te delen. Uitgaande van deze definitie in relatie tot de geschetste casus voelde het teamlid zich in eerste instantie voldoende veilig om zich uit te spreken. Of dat na het van tafel vegen van haar eerder uitgesproken zorg en vervolgens het opleggen van de sanctie nog zo is laat zich raden.
Alleen inhoudelijk? Een groep heeft altijd een reden van bestaan: het doel of de taak. Daarnaast is de groep ook met zichzelf bezig, de onderlinge relaties. In werkelijkheid heeft alles wat er gebeurt in de groep zowel een taak- als relatie aspect. Handelingen en gesprekken die met de taak te maken hebben (inhoud) spelen zich meestal af in het bewuste en zichtbare van de groep. Dit noemen we bovenstroom. Het relationele aspect is vaak minder bewust en minder expliciet en noemen we onderstroom. Individueel gedrag heeft effect op de groepsdynamiek, zowel in de boven- als onderstroom. En het omgekeerde geldt ook, de groep beïnvloedt het individu.
Vissen in de onderstroom De punt van zorg die het teamlid vroegtijdig heeft geuit is als het ware onder water gedrukt. In de zienswijze van Deep Democracy zijn dit soort onuitgesproken zaken metaforische ‘vissen’. Wanneer deze vissen niet gevangen worden als ze nog klein zijn, door een goede vraag te stellen, zullen ze groeien en zich aan allerlei onderwerpen vastbijten. Net zolang tot het grote haaien zijn geworden. Haaien maken de onderstroom gevaarlijk, waardoor open communicatie en creatieve samenwerking lastig dan wel onmogelijk worden. Een haai naar boven halen is best spannend.
Haarscheurtjes Als je als teamlid, team en teamleider niet regelmatig gaat vissen neemt deze (team) vaardigheid af. Erger nog, er zullen haarscheurtjes en uiteindelijk barsten ontstaan in het team fundament. Het team zal uiteindelijk uiteenvallen.
Team leert vissen Na de tweedaagse sessie wilden zowel het afgehaakte teamlid als het team intrinsiek aan de slag met de ontstane situatie. Onder begeleiding wel te verstaan.
Mijn aanpak bij dit team is geweest om ze te leren vissen:
1. Allereerst bepalen in wat voor viswater en op wat voor vissen we gaan vissen
(intakegesprekken: beeld bij beroepscontext, mogelijke thema’s die spelen, teamstadium)
2. Wat is de meest gunstige visdag?
(data bepalen, geschikte locatie/omgeving, iedereen aanwezig)
3. Welke visuitrusting en wat voor aas is geschikt?
(theorie/model/werkvorm bepalen om het gesprek/proces op te starten)
4. Visplek goed inrichten
(ontvangst, storingen wegnemen/parkeren, inchecken, iedereen is in het hier en nu)
5. Vissen onder begeleiding
(opstarten proces met de gekozen theorie/model/werkvorm, van (bege)leiden naar
loslaten)
6. Zelf vissen
(proces bewaken en indien nodig interveniëren)
7. Vangst
(regelmatige reflectie op de geboekte (tussen)resultaten)
8. Inpakken en visplek opgeruimd achterlaten
(eindevaluatie, max. 2-3 ontwikkel- en aandachtspunten, uitchecken)
9. Tweede visdag
(Follow-up, wat ging er (niet) goed en waar willen we nog aan werken)
Opbrengst Doordat het team intrinsiek aan de slag is gegaan en het eerder onderdrukte signaal van het teamlid naar boven heeft gehaald, is het team fundament hersteld. Sterker nog, vanwege de bijvangsten (andere thema’s en belemmerende patronen), is het sterker dan voorheen. De communicatie en onderlinge samenwerking verloopt soepel. Alle teamleden durven zich vroegtijdig uit te spreken.
Tip Wist je trouwens dat vissen best een leuke en ontspannen bezigheid is. Er zijn teams die dit als saamhorigheidsactiviteit doen. Het werkt zeer verbindend. Toegegeven, het is of wordt nog leuker als je enigszins ervaren bent.